Veel organisaties willen helder schrijven. Echt. Niemand begint aan een webtekst, brief of rapport met het idee: laten we dit zo ingewikkeld mogelijk maken. En toch gebeurt het. In dit artikel leggen we uit hoe dat komt. En hoe je het kunt voorkomen.
Websites staan vol woorden als implementeren, faciliteren en optimaliseren. Brieven beginnen met zinnen waar je drie keer doorheen moet. En rapporten lijken soms vooral geschreven voor mensen die al precies weten waar het over gaat.
Dat is jammer. Want moeilijke taal maakt je boodschap niet slimmer. Meestal maakt het je boodschap vooral minder duidelijk. Waarom zijn zoveel zakelijke teksten dan nog steeds te moeilijk?
Omdat jargon heel gewoon gaat voelen
Iedere organisatie heeft eigen woorden. Afkortingen, projectnamen, beleidstaal, technische termen, juridische formuleringen. Intern werken die vaak prima. Iedereen weet wat ermee bedoeld wordt. Of doet alsof.
Maar zodra je voor een externe lezer schrijft, werkt dat anders. Een woord als stakeholderanalyse kan voor jou dagelijkse kost zijn. Net als borging, doorontwikkeling, indicatiestelling of netcongestieneutraal. Maar je lezer denkt misschien: moet ik dit kennen?
Dat is precies waar het schuurt. Hoe langer je ergens in zit, hoe moeilijker het wordt om door de ogen van een buitenstaander te kijken. Wat voor jou vanzelfsprekend is, is voor je lezer soms nieuw, vaag of gewoon onduidelijk.
Helder schrijven begint daarom niet met schrijven. Het begint met afstand nemen.
Omdat moeilijk soms professioneel voelt
Er zit nog iets anders onder moeilijke zakelijke taal. Veel organisaties willen serieus genomen worden. Logisch. Zeker als het onderwerp belangrijk, technisch, juridisch of strategisch is.
Dan voelt een zin als deze misschien veilig: “Wij ondersteunen organisaties bij het optimaliseren van interne processen.”
Maar wat staat daar nou eigenlijk?
Je kunt ook schrijven: “Wij helpen teams om sneller samen te werken, minder dubbel werk te doen en afspraken beter vast te leggen.”
Dat is concreter. En waarschijnlijk ook overtuigender.
Professioneel schrijven betekent niet dat je zo zakelijk mogelijk klinkt. Het betekent dat je lezer snel begrijpt wat je bedoelt. Zonder mist. Zonder omwegen. Zonder woorden die vooral indruk moeten maken.
Omdat we alles tegelijk willen zeggen
Veel moeilijke teksten ontstaan uit goede bedoelingen. De schrijver wil volledig zijn. Niets vergeten. Alle uitzonderingen meenemen. De nuance behouden. Niemand voor het hoofd stoten.
Het resultaat? Zinnen die steeds langer worden.
Bijvoorbeeld: “Wanneer de aanvraag niet binnen de gestelde termijn volledig wordt ingediend, kan dit gevolgen hebben voor de verdere beoordeling van het verzoek.”
Dat klinkt zorgvuldig. Maar het kan duidelijker: “Dient u de aanvraag te laat of niet volledig in? Dan kunnen we uw verzoek misschien niet beoordelen.”
De boodschap is hetzelfde. Alleen hoeft de lezer minder hard te werken. Korte zinnen zijn niet kinderachtig. Ze zijn vriendelijk. Zeker als je iets uitlegt dat voor de lezer belangrijk is.
Omdat abstracte woorden lekker veilig zijn
Zakelijke teksten houden van abstracte woorden. Proces. Transitie. Oplossing. Kwaliteit. Samenwerking. Ontwikkeling. Impact. Dat zijn geen verboden woorden. Soms heb je ze nodig. Maar als je tekst er vol mee staat, wordt hij vaag.
Neem deze zin: “Deze aanpak draagt bij aan een toekomstbestendige samenwerking.”
Klinkt goed. Maar wat bedoel je?
Misschien dit: “Met deze aanpak maken we duidelijke afspraken, zodat organisaties ook de komende jaren beter kunnen samenwerken.”
Daar kan een lezer iets mee. Toegankelijke taal vraagt dus niet alleen om makkelijke woorden. Het vraagt vooral om concrete woorden. Wat gebeurt er? Wie doet wat? Wat merkt de lezer daarvan?
Omdat we schrijven vanuit de organisatie
Veel zakelijke teksten beginnen bij de afzender.
“Wij zijn gespecialiseerd in…”
“Onze organisatie zet zich in voor…”
“Binnen dit project wordt gewerkt aan…”
Maar de lezer komt meestal met een andere vraag.
Wat betekent dit voor mij?
Wat moet ik weten?
Wat moet ik doen?
Waarom is dit belangrijk?
Daarom helpt het om je tekst om te draaien. Begin niet bij je proces, je projectstructuur of je interne aanleiding. Begin bij de lezer. Dus niet eerst drie alinea’s context voordat je tot de kern komt. Maar meteen: dit speelt er, dit betekent het en dit kun je doen. Zeker online is dat belangrijk. Mensen lezen niet braaf van boven naar beneden. Ze scannen. Ze zoeken houvast. Een duidelijke titel, korte alinea’s en concrete tussenkoppen helpen daarbij.
Omdat B1 schrijven soms verkeerd wordt begrepen
B1 schrijven wordt vaak gezien als een set regels. Korte zinnen. Geen moeilijke woorden. Actieve taal. Duidelijke tussenkoppen.
Die regels zijn nuttig. Maar B1 schrijven is geen trucje. En het is ook niet hetzelfde als “alles zo simpel mogelijk maken”. Het gaat om de vraag: begrijpt je lezer wat je bedoelt?
Soms heb je een vakterm nodig. Prima. Leg hem dan kort uit.
Soms is een onderwerp ingewikkeld. Ook prima. Deel het dan op in stappen.
Soms zit er nuance in je boodschap. Natuurlijk. Maar zorg dat de hoofdboodschap overeind blijft.
Duidelijk schrijven betekent niet dat je inhoud verliest. Het betekent dat je je lezer meeneemt.
Kortom: Duidelijke taal is geen versimpeling
Veel zakelijke teksten zijn te moeilijk omdat organisaties te veel vanuit zichzelf schrijven. Vanuit hun vakkennis, hun interne woorden, hun behoefte aan volledigheid of hun wens om professioneel over te komen.
Begrijpelijk. Maar niet altijd effectief. Want een goede tekst laat niet zien hoeveel jij weet. Een goede tekst zorgt dat je lezer verder kan.
Duidelijke taal is dus geen versimpeling. Het is service. Je neemt je lezer serieus door het hem niet onnodig moeilijk te maken. En dat is misschien wel de kern van toegankelijk schrijven: niet makkelijker doen dan het is, maar wel zo duidelijk mogelijk maken wat je bedoelt.
Meer weten over toegankelijk schrijven?
Check ook eens onze trainingen Helder Schrijven of B1 Schrijven.