Een artikel, nieuwsbrief of webtekst schrijven begint vaak op dezelfde manier: je opent een leeg document en begint te typen. Terwijl het echte werk eigenlijk al eerder begint. Met nadenken en het voorbereiden van je tekst. We laten je zien hoe je dat doet.
Veel zakelijke teksten missen richting doordat belangrijke keuzes vooraf niet zijn gemaakt. Wat wil je eigenlijk vertellen? Wie moet de tekst lezen? En wat moet diegene ermee doen?
Zonder die voorbereiding ontstaat al snel een tekst die te veel tegelijk wil zeggen. De boodschap wordt vaag, de structuur onrustig en de lezer haakt sneller af.
Sterke content begint daarom niet bij het schrijven zelf, maar bij nadenken.
Waar moet je vooraf over nadenken?
1. Wat is je boodschap?
Veel teksten bevatten te veel informatie tegelijk. Daardoor blijft er uiteindelijk weinig hangen.
Bepaal daarom vooraf wat de kern van je verhaal is. Wat moet de lezer onthouden na het lezen van de tekst? Probeer die boodschap in één zin te vangen. Best lastig, maar als die boodschap eenmaal goed staat, wordt het schrijven een stuk gemakkelijker. En het lezen straks ook.
2. Wat is het doel van je tekst?
Een zakelijke tekst schrijf je nooit zomaar. Iedere tekst heeft een doel. Je wilt iets bereiken. Bijvoorbeeld dat klanten jouw product kopen, of dat een collega jou de informatie geeft die je nodig hebt.
Dit zijn de belangrijkste doelen:
- informeren
- overtuigen
- vertrouwen opbouwen
- vragen beantwoorden
- mensen aanzetten tot actie
Het doel bepaalt hoe je schrijft, welke informatie je deelt en welke toon daarbij past. Een tekst zonder duidelijk doel voelt vaak stuurloos aan. Bepaal dus wat jouw belangrijkste doel is.
3. Wie is je doelgroep?
Je schrijft niet voor jezelf, maar voor de lezer. Daarom helpt het om vooraf goed na te denken over je doelgroep.
- Wie is je lezer precies?
- Welke vragen heeft diegene?
- Waar loopt diegene tegenaan?
- Welke informatie is relevant?
- En hoeveel voorkennis is er?
Een tekst voor HR-managers vraagt bijvoorbeeld om een andere aanpak dan een tekst voor inwoners, technische specialisten of nieuwe klanten.
Hoe beter je weet voor wie je schrijft, hoe makkelijker het wordt om keuzes te maken in je tekst.
4. Welk medium gebruik je?
Niet iedere tekst werkt hetzelfde op ieder kanaal.
Een LinkedIn-post vraagt om een andere opbouw dan:
- een webpagina;
- een nieuwsbrief;
- een magazineartikel;
- of een interne mail.
Online lezen mensen sneller en scannen ze eerst de pagina. Daardoor zijn korte alinea’s, tussenkopjes en duidelijke structuur extra belangrijk. Stem je tekst daarom af op het medium waarop die verschijnt.
5. Welke tone of voice past erbij?
De manier waarop je schrijft, bepaalt voor een groot deel hoe een organisatie overkomt. Zakelijk of juist heel persoonlijk en toegankelijk? Let op: Zakelijk hoeft niet afstandelijk te zijn. En toegankelijk schrijven betekent niet dat een tekst simpel of kinderachtig wordt.
Denk daarom vooraf na over vragen als:
- wil je formeel of juist persoonlijk klinken?
- hoeveel ruimte is er voor humor?
- hoe direct spreek je de lezer aan?
- welke woorden passen wel of juist niet bij je organisatie?
Een consistente tone of voice zorgt voor herkenbaarheid en vertrouwen.
6. Welke structuur heeft je tekst nodig?
Een goede structuur helpt lezers om informatie sneller te verwerken. Zonder duidelijke opbouw voelt een tekst al snel lang of onoverzichtelijk aan, ook als de inhoud goed is.
Denk daarom vooraf na over:
- de volgorde van informatie;
- tussenkopjes;
- witregels;
- opsommingen;
- en de verdeling van alinea’s.
Zo maak je het makkelijker voor lezers om de tekst te volgen.
En nu begint het schrijven pas echt
We zeiden het al: schrijven begint niet bij de eerste zin op papier. Sterke content ontstaat juist in de voorbereiding. Wie vooraf nadenkt over boodschap, doel, doelgroep, medium, tone of voice en structuur, schrijft sneller en scherper. Bovendien wordt de tekst duidelijker voor de lezer.
Meer leren over helder schrijven?
Bekijk ook eens onze training Helder schrijven.